Читайте справку с масштабом браузера 100%, чтобы было доступно меню навигации. Держите рядом открытую платформу – так проще сверять шаги с тем, что на экране.
Здесь описано, как посмотреть отсутствия коллег на общей диаграмме, согласовать чужой запрос, подать и отозвать свой и выгрузить график в файл.
¶ Диаграмма отсутствий
Календари → График отсутствий
По строкам – сотрудники, по столбцам – дни выбранного месяца или месяцы года. Плашка закрывает период отсутствия целиком и подписана типом, статусом и датами.
¶ Посмотреть отсутствия за период
- Нажмите Месяц или Год над правым краем диаграммы.
- Пролистайте период стрелками над левым краем диаграммы или выберите месяц в поле с датой.
- Найдите сотрудника по фамилии через поиск.
Режимы наполнены по-разному: Месяц оставляет в таблице только тех, у кого есть отсутствия в этом месяце, а Год показывает весь список сотрудников.
В режиме Год отсутствие обозначено иконкой своего типа, а не подписанной плашкой. Если за месяц их несколько, платформа сворачивает их в счётчик – например, +2.
Иконку каждому типу задаёт администратор, когда создаёт политику отсутствия, поэтому набор иконок у каждой компании свой.
Кнопка справа от переключателя Месяц | Год сжимает и растягивает столбцы: сжатые вмещают год целиком, растянутые оставляют на экране меньше месяцев, зато читаются крупнее.
¶ Сузить список сотрудников
Фильтр отбирает отсутствия по девяти признакам.
| Поле | Что отбирает |
|---|---|
| Утверждающий | Запросы, где очередь согласования дошла до выбранного сотрудника |
| Сотрудники | Отсутствия конкретных сотрудников |
| Должности | Отсутствия сотрудников на выбранных должностях |
| Подразделение | Отсутствия выбранных подразделений |
| Команда | Отсутствия выбранных команд |
| Юридическое лицо | Отсутствия сотрудников выбранного юридического лица |
| Локации | Отсутствия сотрудников из выбранных локаций |
| Тип отсутствия | Отпуска, больничные, отгулы и другие типы |
| Статус | Запросы в статусе Новый, На согласовании или Согласован |
Платформа пересобирает диаграмму сразу после выбора, подтверждать не нужно. Выбранные условия остаются над диаграммой отдельными плашками: крестик убирает одно условие, Очистить – все сразу.
Роль ограничивает выборку сильнее фильтра. Если роли разрешено видеть только своё юридическое лицо, выбор чужого юридического лица в фильтре ничего не покажет.
Охват задаётся в настройках роли: Настройки → Права доступа → роль → вкладка Календари → Отображать в графике отсутствий запросы сотрудников со значениями Видеть всех, Своего юрлица, Своих команд и Своего подразделения. Соседняя настройка Отображать в запросах на отсутствия запросы сотрудников так же ограничивает таблицу запросов.
¶ Карточка отсутствия
Чтобы открыть карточку, нажмите плашку сотрудника на диаграмме. В ней собрано всё, на что смотрит согласующий перед решением:
- Сотрудник – фамилия, должность и текущий статус запроса.
- Заместитель – кто подменяет сотрудника на время отсутствия.
- Тип, Дата запроса, Начало, Окончание и количество дней.
- Комментарий – причина, которую указал сотрудник.
- Кто утверждает – цепочка согласующих со стрелками в порядке очереди.
- Пересечения – кто ещё отсутствует в те же даты.
Чтобы проверить пересечения:
- Разверните блок Пересечения в карточке.
- Переключите охват: Подразделение оставляет коллег по подразделению, Все – всю компанию.
- Нажмите
справа от переключателя Подразделение | Все, чтобы отобрать пересечения точнее. - Заполните Команда, Сотрудник или Должность.
- Нажмите Показать.
¶ Посмотреть список запросов
Календари → Запросы на отсутствия
Те же запросы в виде таблицы. Вкладки делят список по вашей роли в запросе:
- На утверждении – ждут вашего решения.
- Мои запросы – поданы вами.
- Все – оба списка вместе.
В таблице видно сотрудника, должность, подразделение, тип и статус отсутствия, даты начала и окончания, количество дней и утверждающего. Колонка Статус 1C показывает, ушёл ли запрос в 1С и проведён ли по нему приказ, а Заявление в КЭДО – статус заявления, которое подписывают через КЭДОКадровый электронный документооборот – подписание и хранение кадровых документов в электронном виде.
Колонки Статус 1C и Заявление в КЭДО заполняются, только если в компании включены интеграция с 1С и кадровый электронный документооборот.
¶ Согласовать запросы
¶ Как устроена очередь
Согласующие идут последовательно: запрос попадает к следующему только после решения предыдущего. В карточке текущий согласующий обведён кружком, а фильтр Утверждающий оставляет на диаграмме те запросы, где очередь дошла до выбранного сотрудника.
Цепочку и наблюдателей задаёт не график, а политика отсутствия: там же включаются одобрения и выбирается, кого уведомлять о новом запросе.
¶ Как согласовать или отклонить запрос
- Откройте Фильтр и выберите себя в поле Утверждающий, чтобы на диаграмме остались только запросы, ждущие вашего решения.
- Нажмите плашку сотрудника.
- Проверьте по блоку Пересечения, не уходит ли в те же даты кто-то ещё.
- Нажмите Подтвердить или Отклонить.
Платформа применяет решение сразу, без окна подтверждения.
Отклонённый запрос пропадает с диаграммы и перестаёт попадать в выгрузку, а в его карточке вместо решения остаются Перейти и Удалить.
¶ Что видно в детальной карточке
Кнопка Перейти открывает запрос отдельной страницей. Кроме данных из карточки там есть:
- Кто наблюдает – сотрудники, которые получают уведомления о запросе, но решение не принимают.
- Разбивка по дням – календарь, где у каждой даты подписано, сколько дней она засчитывает. Так видно, почему отпуск с 24 декабря по 7 января занял восемь дней, а не пятнадцать.
- Загруженные документы – заявление, которое приложил сотрудник.
- Комментарий – поле для переписки по запросу, отправляется кнопкой Отправить.
Детальная карточка открывается, только если роли включено право Видеть детальную информацию запросов на отсутствия в графике отсутствий.
¶ Запросы на отсутствия
¶ Подать запрос
Запрос подаётся не в графике, а в профиле сотрудника.
Профиль → Отсутствия
- Найдите карточку нужного типа – в ней показано, сколько дней накоплено или уже использовано.
- Нажмите Отправить запрос.
- Укажите период в полях Начальная дата и Конечная дата. Платформа посчитает Количество дней и раскроет Разбивку (в днях), где день можно поправить вручную.
- Разверните Пересечения, чтобы заранее увидеть, кто из коллег уже отдыхает в эти даты.
- Опишите причину отсутствия в поле Комментарий.
- Выберите в поле Заместитель того, кто подменит вас на время отсутствия.
- Прикрепите заявление и нажмите Отправить запрос.
Пока сотруднику не назначен график работы в поле Рабочий график на вкладке Работа, платформа не примет запрос.
Бланки лежат в той же форме, блок Скачать шаблоны заявлений. Вложение – не больше 10 МБ.
¶ Изменить или отозвать запрос
Пока запрос в статусе Новый, сотрудник может его редактировать. Как только запрос согласовал хотя бы один человек, запрос переходит в статус На согласовании, и сотрудник не может его изменять.
Отзывает запрос кнопка Отозвать в детальной карточке.
Отзыв работает, только если в политике отсутствия включена опция Разрешить отзывать запросы. С выключенной опцией отозвать запрос после первого согласования уже нельзя.
¶ Статусы запроса
| Статус | Что произошло |
|---|---|
| Новый | Запрос подан, решения пока нет ни у кого из согласующих |
| На согласовании | Хотя бы один согласующий принял запрос, очередь идёт дальше |
| Согласован | Цепочка пройдена до конца, отсутствие закреплено в графике |
| Отклонен | Кто-то из согласующих отказал, отсутствие с диаграммы снято |
¶ Уведомления и отчёты
¶ Какие уведомления шлёт платформа
Настройки → Настройка уведомлений → Настройка групп → Отсутствия
В группе включаются по отдельности:
- Уведомление о необходимости согласования запроса на отсутствие – согласующему, когда очередь дошла до него.
- Согласование запроса на отсутствие и Отклонение запроса на отсутствие – автору, когда решение принято.
- Отмена запроса на отсутствие – когда автор отозвал запрос.
- Добавление комментария в заявке на отсутствие – когда по запросу написали.
- Назначение наблюдателем в запросе на отсутствие – наблюдателю при назначении.
- Напоминание об отсутствии и Напоминание об отсутствии подчиненных – перед началом отсутствия.
¶ Посмотреть планы на следующий год
Отчёты → Отсутствия → Планирование отсутствий
Отчёт показывает, насколько сотрудники распланировали отпуска на следующий год и сколько дней ещё осталось спланировать. Работает для накопительных политик.