¶ Личное
Переходим на страницу сотрудника. Первое, что нам здесь доступно - это личная информация, то есть те поля, которые вшиты в систему, но при добавлении кастомных полей они также будут здесь отображаться.
Далее идет контактная информация, социальные сети, образование сотрудника, его лицензии и сертификаты, указанные навыки.
Слева на странице будет информация о подчиненных или о руководителе сотрудника.
Также здесь будет указана дата найма сотрудника, вид занятости, срок работы, последняя активность.
¶ Поделиться баллами
Сотрудник может поделиться своими баллами , которые он заработал за участие в активностях, с другими сотрудниками.
Для этого он должен выбрать того, с кем хочет поделиться баллами, и нажать на соответствующую кнопку в правом верхнем углу профиля.
Далее, нужно выбрать количество баллов, которыми хотим поделиться (можно поделиться частью, можно поделиться всеми баллами) , при желании можно оставить комментарий, отправить.
После того, как мы поделились баллами, баланс сотрудника обновится.
Примечание: делиться баллами можно при условии включенной Геймификации.
¶ Баланс в профиле
Баланс находится в правом верхнем углу. Накопленные баллы можно потратить на покупку товаров в корпоративном магазине или поделиться ими с коллегой.
При нажатии на баланс открывается раздел Магазин бонусов (название магазина можно поменять исходя из ваших предпочтений), в котором можно отследить : каталог товаров, историю начислений, историю заказов, а также заказы сотрудников.
В Каталоге товаров представлены товары компании, которые можно приобрести за баллы.
Примечание: компания сама наполняет корпоративный магазин.
В Истории начислений можно отследить дату активности, активность, сумму баллов , полученных за активность, а также сумму потраченных баллов в той активности, где это предусмотрено.
В Истории заказов находится таблица с нашими заказами, в которой представлена вся необходимая информация о нашем заказе.
В Заказы сотрудников можно отследить заказы коллег.
¶ Благодарности
В левой части профиля сотрудника есть блок Благодарности с помощью которого любой сотрудник может поблагодарить другого.
Чтобы отправить благодарность сотруднику, нужно нажать на кнопку Поблагодарить, выбрать подходящую иконку, написать небольшой комментарии и нажать кнопку Поблагодарить.
В блоке и с иконками подсвечиваются те благодарности, которые уже есть у сотрудника, над ними цифрой указано количество.
Чтобы посмотреть все благодарности, оставленные сотруднику, нужно нажать кнопку Все благодарности, тогда список откроется в отдельном модальном окне. Сотрудник, отправивший благодарность, и администратор могут удалять и редактировать благодарность, нажав на кнопку стремя точками.
¶ Работа
Во вкладке Работа находится вся информацию по карьерному пути сотрудника в компании, его испытательном сроке, истории заработной платы, совместительствах и также в каком подразделении, локации и департаменте он сейчас находится, и кто его руководитель.
Блок Руководители
В таблице показаны все руководители сотрудника. Подробнее в «Множественные руководители».
Блок Работа
Отображает дату найма в компанию (независимо от изменения юридических лиц или подразделений в будущем. Считает общий стаж с момента активации аккаунта). Обратите внимание, счетчик не прекратит счет, даже если удалить все места работы. Счетчик остановится только при удалении\деактивации аккаунта.
Блок Основное место работы
Основное место работы у сотрудника может быть только одно. Добавьте основное место работы, его подразделение и юридическое лицо. Информация отображается в оргструктуре и влияет на маршруты согласования в разных модулях системы.
Блок Совместительство
Информация о совместительстве отображается в профиле сотрудника, таблице «Сотрудники» и оргструктуре компании
Блок Занятость
Добавляйте занятость по основному месту работы, чтобы корректно считать дни во время запроса на отсутствие.
Права доступа
Выберите, какой роли будет доступно видеть или редактировать блоки: Руководители, Совместительство и Занятость в настройках прав доступа.
Обратите внимание, для того чтобы совместительство загружалось из 1С, необходимо включить настройку. Для этого нужно перейти в Настройки - Настройки обмена 1С - включить чекбокс «Загружать совместителей из 1С».
¶ Отсутствия
У каждого сотрудника есть вкладка Отсутствия.
Здесь доступны все балансы сотрудника по выходным, предыдущие запросы и те, которые сейчас в активных статусах и ожидают подтверждения.
Ниже доступны запросы пользователя на отсутствия и история начисления его отпусков и больничных, чтобы можно было сверить данные, и ни у кого не возникло вопросов о начислении и использовании больничных или отпусков.
Также, вы можете регулировать отпуск сотрудника, если человек получил дополнительные дни, либо в случае, если вы хотите отнять несколько дней.
Это можно сделать в данной вкладке, нажав “Регулировать” и выбрав нужно число. Корректировку можно провести как в плюс, так и в минус.
Для того, чтобы начислить дополнительные дни, нужно просто вписать цифру (например, “2”), если дни нужно отнять - перед цифрой нужно поставить минус (например, “-2”).
¶ Подача запроса на отсутствия
Чтобы подать запрос на отсутствие, например на отпуск, необходимо:
- Перейти в раздел “Профиль сотрудника”;
- Вкладка “Отсутствия”;
- Нажать кнопку “Отправить запрос”.
Если количество дней отпуска недостаточно для запроса, обратитесь к специалисту по кадрам.
Заполните поля:
- Начальная дата;
- Конечная дата;
- При необходимости напишите комментарий;
- Выберите своего заместителя, если у Вас есть на это права;
- Нажмите кнопку “Отправить запрос”.
Созданный запрос на отпуск отобразится в Вашем профиле, в блоке «Все запросы».
Нажмите на название отсутствия, чтобы посмотреть детальную информацию.
Запрос на отсутствие находится в статусе «Новый», до тех пор, пока хотя бы один из утверждающих не принял решение.
До этого времени, Вы можете отредактировать запрос, нажав на кнопку «Карандаш» в верхнем правом углу карточки.
Когда статус запроса изменится на «На согласовании», кнопка редактирования пропадет.
Если компания допускает возможность отзывать заявление, Вам будет доступна соответствующая кнопка.
Когда все утверждающие примут решение, Вам придет уведомление, что запрос или согласовали или отклонили.
¶ Подача связанного запроса
Если связь с модулем кадровый электронный документооборот включена, после подачи запроса на отсутствие, в детальной карточке запроса, Вам будет доступна кнопка создания заявления в КЭДО.
Убедитесь, что Вы давали разрешение на использование КЭДО, иначе переход к заявлению будет недоступен.
Если правилами компании установлено ограничение срока подачи заявления, то в детальной карточке, Вы увидите подробную информацию, когда Вам будет доступно создание заявления. Закройте запрос на отсутствие, система пришлет Вам напоминание, когда срок подачи заявления наступит.
Перейдя по уведомлению, Вы вновь увидите детальную карточку. Текст с подсказкой исчезнет и Вам станет доступна кнопка перехода к заявлению.
По клику на кнопку, система переведет Вас на шаблон заявления.
Некоторые из полей автоматически подтянутся из карточки запроса, в поля заявления. Изменить их будет нельзя. При необходимости заполните пустые обязательные поля и нажмите кнопку «Перейти к подписанию».
По клику на кнопку, система переведет Вас в детальную карточку Вашего заявления в КЭДО.
Вам останется подписать заявление, нажав на кнопку «Подписать».
При необходимости, Вы всегда сможете вернуться обратно в запрос на отсутствие, прямо из карточки Вашего заявления.
¶ Подтверждение и перенос запроса на отсутствие
Если в процессах Вашей компании используются отсутствия, даты которых должен подтвердить сотрудник, перейдите в раздел «Настройки → Политики отсутствий» и включите параметры «Разрешить переносить запросы» и «Включить подтверждение запроса».
В указанную дату перед началом отсутствия система предложит сотруднику повторно ознакомиться с запросом. Сотрудник сможет подтвердить, что уходит в отсутствие в выбранные даты, или отправить запрос на их перенос.
В случае, если включено подтверждение, сотрудник добавится после блока «Кто согласовывает».
Разберем на примере:
- Сотрудник подает и редактирует запрос на отпуск статусе «Новый» также, как и раньше.
- Далее все согласующие согласовывают отпуск. На этом этапе сотрудник уже сможет отправить запрос на перенос дат, если решил, что не сможет пойти в отпуск в запланированную дату.
- После согласования, специалист по кадрам может вручную отправить запрос в 1С, для формирования графика отпусков или отправка произойдет в автоматическом режиме, в статусе «Согласован».
- В статусе «Согласован» запрос будет находится до наступления дат подтверждения.
К примеру, за месяц до начала отпуска, сотруднику придет уведомление с просьбой подтвердить, что планы не изменились и он все еще идет в выбранные им даты отпуска.
Если он нажимает кнопку «Подтвердить» запрос возвращается в статус «Согласован» или переходит в статус «На исполнении», в случае, если в Вашем маршруте участвует специалист по кадрам, который должен провести документы и подтвердить, что работа с документами исполнена.
5. Если сотрудник передумал, он может нажать кнопку «Запросить перенос».
В таком случае в открывшемся окне, необходимо выбрать новые даты отпуска.
Важно! Если модули «Отсутствия» и «КЭДО» связаны и сотрудник уже успел подать заявление на отпуск, система отобразит подсказку, что в случае изменения дат, потребуется повторная подача заявления.
6. Сотрудник указывает причину переноса и прикрепляет письменное заявление на перенос дат отсутствия.
7. Исполнитель и Согласующие получат дополнительное уведомление о просьбе изменить даты отпуска.
В детальной карточке отобразится причина, новые даты, пересечения и кнопки “Одобрить перенос” или “Отклонить”.
Также существует возможность скачать приложенный сотрудником файл, если он есть.
Запрос на перенос отпуска приходит всем участникам одновременно.
Для переноса дат – каждый согласующий и исполнитель (если он участвует в маршруте) должны одобрить перенос.
Если хотя бы один участник нажмет «Отклонить перенос», система попросит указать причину и заявка на перенос дат будет отклонена. У остальных участников пропадет запрос на перенос дат.
В случае одобрения:
- Решение о переносе отобразится в блоке «Запрос на перенос дат отсутствия»;
- Новые даты отобразятся в запросе, а старые даты будут перечеркнуты.
Важно! Запросить перенос дат можно только один раз. Если требуется повторно перенести даты, воспользуйтесь функцией удаления.
В блоке «Запрос на перенос дат отсутствия» отображается последнее принятое решение по запросу на перенос дат.
Историю запросов на перенос можно посмотреть по клику на кнопку «История переносов».
Отображение изменения дат в 1С можно посмотреть в документации 1С.
¶ Множественные руководители
Если у сотрудника несколько руководителей, то в маршруте запроса на отсутствие можно выбрать, должны ли согласовывать все его руководители или достаточно решения только от одного.
Например: Сотрудник работает по основному месту работы, а также по совместительству еще в двух подразделениях. Помимо этого, сотрудник участвует в четырех проектах. Итого у него будет 3 административных руководителя и 4 проектных. Для Вашего процесса важно, чтобы все 4 проектных руководителя обязательно согласовали отсутствие, а административный кто-то один.
Если настройками выбран тип «Согласовывает любой», то при наступлении очереди согласования, сразу всем административным руководителям придет уведомление, но статус «Согласован» появится у первого, кто нажал «Согласовать». Для остальных административных руководителей кнопки пропадут.
В случае, если установлен тип «Согласовывают все», каждому, кто подходит под условие, в нашем примере «каждому проектному руководителю», придет уведомление о согласовании.
Шаг будет пройден, только когда все 4 руководителя примут решение.
Если процесс затянулся, Вы сможете напомнить о согласовании отдельно каждому или сразу всем.
Ознакомьтесь, как добавить множественных руководителей в маршрут.
¶ Задачи
Дальше вкладка Задачи. Здесь будут отображаться те же задачи, которые есть у сотрудника на главной странице.
Здесь будут отображены задачи по онбордингу и оффбордингу, либо же сторонние задачи. Можно просмотреть отдельно открытые и завершенные задачи или найти нужную в поиске. Также сотрудник на этой вкладке может перейти в задачу или завершить ее.
¶ Эффективность
На вкладке Эффективность будут отображаться запланированные и прошедшие встречи 1-on-1, в которых принимает участие пользователь.
В таблице отображается создатель, сотрудник, дата начала и дата окончания встречи, а также тип встречи.
¶ Имущество
На вкладке Имущество отображается выданное пользователю имущество, или уже возвращенное им.
Можно редактировать даты выдачи и возвращения пользователем имущества.
Обратите внимание: если пользователю выдано имущество, то при его увольнении на пользователя будет назначена задача по возврату имущества.
¶ Онбординг/Оффбординг
Если пользователь участвует в процессе онбординга или оффбординга, у него в профиле отображается соответствующая вкладка Онбординг/Оффбординг, на которой пользователь видит и может взаимодействовать с задачами, поставленными в рамках процесса.
Как назначить на сотрудника онбординг или уволить его описано в соответствующем разделе настроек PeopleHR Онбординг/Оффбординг.
¶ Передача задач при увольнение
Если у сотрудника есть незавершенные задачи, то при увольнении, Вы можете передать их другому ответственному всего лишь в одно действие.
