¶ Политика отсутствий
Алгоритм действий настройки политики отсутствий и назначения ее на сотрудников.
Шаг 1. Перейдите в настройки и нажмите на Политики отсутствий. Если у вас был тестовый аккаунт с демо данными, удалите все типы отпусков и создайте их заново
Шаг 2. Создайте типы отпуска, которые вам необходимы (кнопка “Добавить тип политики”).
Обязательно сразу укажите, будете ли вы учитывать отпуск в днях или в часах, и выберите иконку для этого типа и ее цвет.
Для того, чтобы поменять цвет необходимо поместите курсор на градиент и нажмите на кнопку “ОК”.
Шаг 3. После создания типа переходите к созданию Политики (другими словами, правил, по которым вы будете начислять этот отпуск вашим сотрудникам).
Политики могут быть:
- Накопительные: содержат определенный лимит дней на год, месяц и пр., либо содержат переносы или аннуляции дней на следующий период.
- Отслеживание вручную: не содержат никаких правил, сотрудники в любой момент могут запросить любое количество дней.
¶ Накопительная политика
При выборе Накопительной политики вы видите перед собой 4 блока настроек:
¶ Детали настройки накопительной политики:
- Заполните название политики, например, “Общая” или “Стандартная” и пр.
- Выберите тип активности рабочие или нерабочие.
- Выберите опцию рабочих или календарных дней.
- Поставьте галочки на нужных опциях, описания их функций есть на экране.
- Укажите, можно ли вашим сотрудникам брать данный отпуск в период испытательного срока или нет.
- Проставьте ежедневные лимиты (рекомендуется поставить в первых двух опциях значение “1”). Таким образом вы себя обезопасите, если сотрудник захочет взять 0,5 или 0,25 дня и др.
¶ Кто утверждает
Если в вашей компании отпуска необходимо утверждать, активируйте опцию “Включить одобрения”.
Какие опции утверждения могут быть:
- Руководитель: человек, который указан в роли линейного руководителя (смотреть в профиле сотрудника, вкладка “Работа”).
- Руководитель 2-го уровня: человек, который указан руководителем вашего линейного руководителя.
- Руководитель 3-го уровня: человек, который указан руководителем “руководителя 2 уровня”.
- Руководитель 4-го уровня: человек, который указан руководителем “руководителя 3 уровня”.
- Конкретный человек: можете выбрать определенного человека, который будет ответственен за утверждения отпусков.
- Руководитель команды: человек, который указан руководителем конкретной команды
Можно выбрать одну опцию или несколько сразу.
Важно! Запросы будут приходить на подтверждения по очереди, в зависимости от того, в какой очередности вы поставите роли подтверждающих.
¶ Настройки
В блоке настроек можно установить необязательные настройки для запросов на отсутствия. Например: разрешение отзывать запросы и прикреплять вложения. Описание функций есть на экране.
¶ Начисление и перенос
С помощью этой функции вы настроите правила начислений отпусков у себя в компании по определенному типу отсутствия.
- Разрешить отрицательный баланс: если эта опция выключена, то сотрудники не смогут оставлять запрос, если это приведет к негативному балансу.
- Дата переноса: можно выбрать дату найма или конкретную дату.
- Уровни начисления:
- Начинается через, Количество: с какого дня начинается начисление отпуска, если сотрудник только вышел на работу (если в вашей компании начисляется с 1-го дня, поставьте “0”).
- Начинается с даты, Начальная дата: можно выбрать конкретную дату с которой будет происходить начисление отпуска (например если вы только подключили систему, вы можете установить сегодняшнюю дату для начала начислений и установить вручную для каждого сотрудника уже накопленные на текущий момент дни отпуска)
- Начальный баланс: ставится в случае, когда с первого же дня вы даете сотруднику какое-то количество дней (если в вашей компании такого нет, пропустите эту опцию).
- Начисляется, Периодичность начисления: сколько дней отпуска вы начисляете сотрудникам и с какой периодичностью. Например, 2 дня ежемесячно на дату приема на работу / в начале месяца.
- На какой момент: выбор на какой момент будут начисляться дни накопленного отпуска - на дату приема сотрудника на работу или на начало периода начисления, выбранного выше.
- Максимальный баланс: ставится в случае, если существует определенное количество дней, которое может быть у сотрудника на балансе максимум. Если вы постоянно накапливаете дни, пропустите эту опцию.
- Тип и сумма переноса:
- Первое начисление:
- Начисления случаются:
¶ Политика отслеживания вручную
Данная политика не содержит в себе сложных настроек. Здесь необходимо активировать только вкладки “Детали” и “Кто утверждает” (по примеру, описанному выше).
¶ Назначение политики на сотрудников
На панели со всеми созданными типами отсутствия есть кнопка “Назначить политику”.
Шаг 1. Выберите сотрудников, на которых вы хотите назначить отпуск. Для этого используйте верхний чекбокс (если хотите выбрать всех) или выберите несколько сотрудников, активировав чекбоксы рядом с ними. Затем нажмите на стрелочку вправо.
Шаг 2. Выберите Тип отпуска и Политику, которую вы предварительно создали. Выберите радиобаттон “Назначить политику отсутствий” и нажмите кнопку продолжить.
Далее вы увидите весь список сотрудников. Пролистните вниз и подтвердите свой выбор. Таким же образом проделайте назначение для остальных типов отсутствий.
Таким же образом можно пересчитать политику отсутствий, если в нее были внесены изменения, или убрать ее назначение у пользователей.
¶ Сведение баланса
Так как у вас в системе нет истории взятых ранее отпусков, необходимо свести баланс по ним в карточках сотрудников.
Для этого перейдите в карточку сотрудника на вкладку “Отсутствия”. Нажав на три точки, вы увидите кнопку “Регулировать”, что даст вам возможность отнять необходимое количество дней для сведения корректного баланса. Например, у сотрудника на балансе 6 дней, а по вашим данным необходимо, чтобы у него было 4 дня).
Нажмите кнопку “Регулировать” и отнимите нужное количество дней.
После данной регулировки баланс будет сведен, и далее начисления будут производиться по правилам, которые вы настроили ранее.
Произведите аналогичное действие по всем сотрудникам, чтобы проставить корректные балансы.
¶ Удаление и отвязка политики
Чтобы лишить пользователей возможности оставлять запросы на отсутствие по какой-то политике, необходимо перейти в раздел назначения политики, выбрать пользователей и выбрать пункт Убрать политику.
Если удалить политику целиком, то удаляются все ранее поставленные запросы и статистические данные из отчетов.