¶Установка / изменение страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС) пользователя
Корректный страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) сотрудника является обязательным для отправки документов к Госключ.
Чтобы установить СНИЛС в системе, необходимо открыть «Мой профиль» и нажать на кнопку «Редактировать» в разделе «КЭДО», если у вас нет доступа к этой функции, пожалуйста, обратитесь к специалисту по кадрам.
Примечание: базовые системные настройки (системной роли Сотрудник) дают пользователю права только на просмотр реквизитов СНИЛС и паспортных данных, без права редактирования.
Затем появится окно, в котором нужно будет заполнить поле «СНИЛС», а после этого нажать кнопку «Сохранить».
¶Получение сертификата электронной подписи УНЭП для дальнейшего подписания документов
Для установки приложения "Госключ" и выпуска электронной подписи необходимо иметь подтвержденную учетную запись в ЕСИА (на Госуслугах) и номер телефона, привязанный к этой учётной записи.
Скачайте приложение «Госключ» из магазина приложений мобильного устройства.
Подтверждаем установленный пароль.
Важно! Пароль следует запомнить или сохранить, тк он не подлежит восстановлению.
В случае утери пароля, необходимо будет переустановить приложение и заново пройти путь регистрации.
Чтобы дать сотруднику возможность самому себе выпускать сертификат, перейдите в Настройки - Права доступа - Выберите роль Сотрудник - В блоке “Смотреть о себе” поставьте “Редактировать” у Сертификата.
1. Перейдите в личный профиль и выберите раздел “КЭДО”. Если у вас нет такого раздела в профиле, то обратитесь к вашему специалисту по кадрам.
2. На странице “КЭДО” перейдите в раздел “Сертификаты”. Если у вас такого раздела нет, то обратитесь к специалисту по кадрам. На странице будет кнопка с надписью “Выпустить сертификат”, нажмите на неё для начала процесса выпуска сертификата. Кнопки не будет, если у вас есть действующий сертификат, который не закончится в ближайшие 14 дней (сертификат действует 1 год со дня выпуска). Если такой кнопки нет и нет активных сертификатов, то обратитесь к кадровому специалисту для выпуска сертификата (перейдите к пункту 2.1).
2.1 Если у вас нет прав на выпуск сертификата (отсутствует кнопка выпуска и нет активных сертификатов), то ваш специалист по кадрам может за вас инициировать отправку заявки, для этого обратитесь к нему. После того, как специалист оформит заявку, вам необходимо будет подтвердить правильность своих персональных данных, нажав кнопку “Проверить” в Профиле на стр. КЭДО.
После нажатия на кнопку “Проверить” перейдите к следующему пункту инструкции.
3. Откроется окно заявки на выпуск сертификата в Удостоверяющем центре. Проверьте правильность ваших персональных данных, при необходимости введите недостающие.
Примечание! После того как вы заполните все поля в модальном окне, вся введенная информация автоматически сохраняется в профиле сотрудника. Это означает, что в будущем вам не придется повторно вводить данные, и вы сможете легко обращаться к ним при необходимости.
Поставьте галочку “Проверил данные и подтверждаю их правильность” и нажмите кнопку “Отправить на проверку в УЦ”
4. Заявка отправится в УЦ, в таблице сертификатов будет соответствующий статус сертификата.
После того, как УЦ подтвердит заявку, вам нужно будет ознакомиться с файлом заявки на выпуск сертификата. Сделать это можно, нажав на соответствующую кнопку “Ознакомиться”.
В открывшемся окне проверьте правильность введенных данных. Если все данные введены верно, то подтвердите выпуск сертификата нажав на соответствующую кнопку “Подтвердить”. Если вы обнаружили ошибку, то нажмите кнопку “Отклонить” и повторите процедуру выпуска с 1 пункта.
5. После подтверждения выпуска необходимо будет подтвердить свою личность с помощью Госуслуг. Для этого вы можете сразу перейти в Госуслуги через открывшееся модальное или позже в удобное время через личный кабинет Госуслуг.
В Госуслугах придет уведомление, перейдите в него и подтвердите, что это действительно вы выпускаете сертификат.
После подтверждения личности в Госуслугах сертификат будет выпущен и доступен к использованию. Он появится в Личном кабинете в Профиле со статусом “Действителен”.
Среднее время выпуска сертификата около 2 часов, в редких случаях может занимать до суток.
Для того, чтобы проверить статус подписания документа, необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Документы».
Выберите нужный документ и кликните на его, чтобы открыть подробную информацию о документе
В блоке «Кто подписывает» можно увидеть информацию о том, кто именно подписывает документ и на каком этапе он находится
В системе существуют следующие статусы подписания документов участниками:
«В ожидании» - участник документ ждет своей очереди начала процесса подписания.
«На подписании» - документ находится в процессе подписания данным участником (направлен в кабинет участника).
«Подписан» - документ успешно подписан участником.
«Отклонен» - документ не прошел подписания и отклонен участником (произошел отказ от подписания).
Для того, чтобы проверить статус подписания ЛНА, необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Локальные нормативные акты».
Выберите нужный ЛНА и кликните на его, чтобы открыть подробную информацию.
В блоке «Кто подписывает» можно увидеть информацию о том, кто именно подписал ЛНА и на каком этапе он находится
В системе существуют следующие статусы подписания ЛНА участниками:
«На подписании» - документ (ЛНА) находится в отправлен в кабинет участника, и ожидает процессе подписания.
«Подписан» - документ (ЛНА) успешно подписан участником.
«Отклонен» - документ (ЛНА) отклонен участником..
Примечание: В случае отклонения подписания документа (ЛНА) руководителем (директором) - статус документа изменяется на “Отклонен”, и он более не доступен для подписания другим участникам.
Перейдите в личный профиль и выберите раздел “КЭДО”
На странице “КЭДО” будет кнопка с надписью “Выпустить сертификат”. Нажмите на нее, чтобы начать процесс оформления
Примечание! Убедитесь, что у вас имеются соответствующие права
После нажатия откроется модальное окно, в котором вам нужно будет заполнить необходимые поля. Если ранее вы уже вводили информацию о “СНИЛСе”, “Серии”, “Номере” и “Дате выдачи”, убедитесь, что все эти данные корректно перенесены в новое окно
Примечание! После того как вы заполните все поля в модальном окне, вся введенная информация автоматически сохраняется в профиле сотрудника. Это означает, что в будущем вам не придется повторно вводить данные, и вы сможете легко обращаться к ним при необходимости
Выберите “Проверил данные и подтверждаю их правильность” и нажмите “Отправить на проверку в УЦ”
На странице “КЭДО” вы сможете увидеть информацию о том, что сертификат отправлен на проверку в УЦ
Для того, чтобы подать заявление, необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот», перейти на вкладку «Заявления» и «Шаблоны».
Чтобы создать заявление нажмите на «Создать заявление»
После этого появится новое окно, в котором вы сможете ознакомиться с информацией:
Основная информация: здесь представлены ключевые данные, связанные с вашим запросом
Маршрут согласования: вы сможете увидеть, каким образом будет проходить согласование вашего заявления
Исполнитель: в этом разделе указано, кто именно будет отвечать за выполнение вашего заявления
В блоке “Заполнение заявления” нужно заполнить обязательные поля, предложенные в форме, поля могут требовать ввода текстовой информации, выбора даты из календаря, или варианта из списка.
При необходимости загрузить дополнительные файлы, относящиеся к подаваемому заявлению
После заполнения всех полей с данными в форме заявления, нажмите на кнопку «Перейти к подписанию»
На открывшейся странице будет представлена полная информация о вашем заявлении, где вы сможете внимательно ознакомиться с введенными данными и убедиться в их правильности.
Чтобы отправить ваше заявление по маршруту для согласования, необходимо его подписать. Для этого нажмите на кнопку «Подписать», и следуйте дальнейшим инструкциям в открывающихся окнах. в зависимости от установленной в вашей компании схемы подписания возможны два сценария подписания:
1. На ваш контактный номер телефона будет отправлено СМС. Вам потребуется ввести в открывшееся окно код подтверждения, полученный в СМС.
2. Вам необходимо сверить корректность вашего номера СНИЛС (будет выведен на экран), для отправки документа в ваш кабинет в сервисе Госключ. При получении документа в приложении Госключ вы получите уведомление в смартфоне. Следут открыть приложение Госключ на вашем смартфоне, и подписать полученный документ.осле успешного подписания вами, ваше заявление будет отправлено на согласование в установленном порядке.
¶Подача связанного заявления с запросом на отсутствие
Процесс подачи связанного заявления с отсутствием практически не отличается от обычного заявления.
Вам не нужно создавать запрос на отсутствие отдельно. Если заявление и запрос связаны, то при подаче заявления, система автоматически создаст запрос на отсутствие.
Чтобы посмотреть запрос, нажмите кнопку «Перейти к запросу» в правом верхнем углу детальной карточки заявления.
Чтобы подписать документ, локальный нормативный акт (ЛНА) или заявление с использованием УНЭП или ГосКлюча, перейдите к нужному заявлению и нажмите на кнопку «Подписать»
На экране появится модальное окно, в котором вам нужно будет выбрать способ подписания: «ГосКлюч» или «УНЭП».
После того, как был выбран способ подписания нажмите “Отправить”
¶Подписание УКЭП с использованием КриптоПро (директор)
Чтобы подписать документ или ЛНА с помощью КриптоПро убедитесь, что вы являетесь директором юридического лица
Откройте нужный документ или ЛНА и нажмите на кнопку «Подписать»
Появится модальное окно, где необходимо выбрать сертификат для подписания и нажать “Подписать”
Откройте необходимый документ, локальный нормативный акт (ЛНА) или заявление, нажмите на кнопку «Подписать» и выберите опцию «ГосКлюч», затем нажмите на кнопку «Отправить»
После этого вам отобразится информация о том, что документ был отправлен на подписание через ГосКлюч
Откройте мобильное приложение и подпишите документ. В системе предусмотрены три статуса, которые отображают состояние подписания документа:
«Подписан» — документ успешно подписан
«Подпись была отклонена» — документ не был подписан из-за отказа
«Истекло время подписания документов» — срок для подписания документа истек
Перед тем как подписать документ, локальный нормативный акт (ЛНА) или заявление, убедитесь, что у вас есть актуальный сертификат. Для этого зайдите в свой профиль и перейдите в раздел «КЭДО», где в таблице должен отображаться сертификат со статусом «Действителен»
Откройте нужный документ, ЛНА или заявление и нажмите на кнопку «Подписать»
На экране появится модальное окно с вашим сертификатом. Нажмите «Подписать»
Вам будет предложено ввести код подтверждения, который был отправлен на номер телефона, указанный при создании сертификата. Введите 6 цифр из SMS и нажмите «Подтвердить». Если код не пришёл, нажмите «Отправить повторно»
Чтобы скачать документооборот, выполните следующие шаги: в левом меню выберите раздел «Кадровый документооборот». Затем перейдите на нужную вкладку: «Заявления», «Документы» или «Локальные нормативные акты». После этого кликните на пункт из списка, чтобы перейти в детальную страницу.
В правом верхнем углу детальной страницы найдите кнопку «Cкачать документооборот». Будет скачан оригинальный файл документа, а также файлы электронных подписей, имеющиеся на момент скачивания документа)
