¶ Установка сотруднику атрибута разрешения на работу с электронными кадровыми документами (разрешение на КЭДО)
Для начала работы сотрудника в КЭДО в МК Специалист по кадрам должен включить для него разрешение на работу с КЭДО (после ознакомления и подписания сотрудником пакета нормативных документов о КЭДО). Для этого следует перейти в Профиль сотрудника, вкладка «КЭДО», и кликнуть на переключатель «Разрешено КЭДО» в правой части страницы. На данной странице также следует ввести или проверить достоверность реквизитов сотрудника (СНИЛС и паспортных данных) кликнуть на кнопку «Редактировать»
При этом появится окно, в котором можно ввести или отредактировать нужные данные сотрудника, а после этого нажать кнопку «Сохранить».
ПРИМЕЧАНИЕ. Реквизиты сотрудника могут быть выгружены из 1С:ЗУП и заполнены в профиле аккаунта автоматически - при установленном расширении МояКоманда для 1С: ЗУП.
Сотруднику будет открыт доступ к личному кабинету КЭДО с правами, соответствующими его роли.
После активации «Разрешено КЭДО» пользователь сможет использовать личный кабинет для подписания документов и локальных нормативных актов (ЛНА), создания и подписания заявлений по шаблонам, а также сохранения документов на локальный компьютер.
¶ Установка / изменение страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС) сотрудника
Корректный страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) сотрудника является обязательным для отправки документов к Госключ, а также для выпуска сертификата УНЭП (при покупке дополнительного пакета платных сертификатов УНЭП для сотрудников от УЦ -партнера)
Чтобы установить СНИЛС в системе, необходимо открыть «Мой профиль» и нажать на кнопку «Редактировать» в табе «КЭДО»
Затем появится окно, в котором нужно будет заполнить поле «СНИЛС», а после этого нажать кнопку «Сохранить».
После сохранения в профиле введённый СНИЛС будет отображаться в соответствующем поле.
¶ Отправка заявки на выпуск сертификата УНЭП
¶ Оформление заявки на выпуск сертификата для сотрудника
Существует два удобных способа оформления сертификата для сотрудника.
1. Оформление через личный профиль сотрудника
Перейдите в личный профиль сотрудника и выберите раздел “КЭДО”
На странице “КЭДО” будет кнопка с надписью “Выпустить сертификат”. Нажмите на нее, чтобы начать процесс оформления
После нажатия откроется модальное окно, в котором вам нужно будет заполнить необходимые поля. Если ранее вы уже вводили информацию о “СНИЛСе”, “Серии”, “Номере” и “Дате выдачи”, убедитесь, что все эти данные корректно перенесены в новое окно
Примечание! После того как вы заполните все поля в модальном окне, вся введенная информация автоматически сохраняется в профиле сотрудника. Это означает, что в будущем вам не придется повторно вводить данные, и вы сможете легко обращаться к ним при необходимости
После заполнения всех полей, нажмите кнопку “Отправить на проверку сотруднику”. Это действие отправит уведомление вашему сотруднику о том, что он должен подтвердить правильность введенных данных
На странице “КЭДО” вы сможете увидеть информацию о том, что сертификат отправлен на проверку. Вы будете в курсе статуса — когда сотрудник подтвердит данные, вы получите соответствующее уведомление
2. Через раздел “Кадровый документооборот” вкладка “Сертификаты”
Откройте левое меню и выберите раздел “Кадровый документооборот”. Найдите вкладку “Сертификаты”, чтобы получить доступ к информации о сертификатах, которые были выпущены или находятся в процессе выпуска
На странице вы сможете увидеть список сотрудников, для которых уже выпустили сертификаты или которые находятся в процессе их получения
Чтобы выпустить сертификат сотруднику, нажмите на кнопку “Выпустить сертификат”
В появившемся выпадающем списке найдите или введите фамилию сотрудника. Это значительно упростит и ускорит процесс поиска нужного кандидата
После выбора сотрудника появятся данные, которые необходимо внимательно проверить. Убедитесь, что заполнены все обязательные поля
Когда все поля будут проверены и исправлены, нажмите кнопку “Отправить на проверку сотруднику”. Это действие инициирует процесс проверки, при котором собранная информация будет направлена на утверждение сотруднику
¶ Удаление заявки на выпуск сертификата
Удалить сертификат можно двумя способами:
1. Через личный профиль сотрудника
Перейдите в личный профиль сотрудника и выберите раздел “КЭДО”
В этом разделе будет представлен список всех сертификатов, связанных с сотрудниками. Просмотрите список и найдите ту запись, которую вы хотите удалить. После нахождения сертификата нажмите “Удалить”
Появится окно с подтверждением, убедитесь, что вы хотите удалить сертификат, и нажмите “Да”
2. Через раздел “Кадровый документооборот” вкладка “Сертификаты”
Откройте левое меню и выберите раздел “Кадровый документооборот”. Найдите вкладку “Сертификаты”, чтобы получить доступ к информации о сертификатах, которые были выпущены или находятся в процессе выпуска
На странице вы сможете увидеть список сотрудников, для которых уже выпустили сертификаты или которые находятся в процессе их получения
Чтобы удалить сертификат сотруднику, нажмите на кнопку “Удалить”
Появится окно с подтверждением, убедитесь, что вы хотите удалить сертификат, и нажмите “Да”
¶ Документ
Документ — это записанный или напечатанный носитель информации, который содержит данные и служит доказательством фактов, действий или решений
¶ Создание документа
Для того, чтобы создать документ необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Документы» и нажать на «Загрузить документ».
В появившейся вкладке расположены два блока: «Загрузка файла» и «Параметры». Обратите внимание, что возможность заполнения параметров для документа станет доступной только после загрузки хотя бы одного документа. Вы можете загрузить несколько документов одновременно, причем их количество может достигать 10 штук.
Допустимые форматы загружаемых документов указаны в примечании окна загрузки.
После загрузки файла (-ов) открываются возможности для заполнения параметров.
- «Применить для всех документов» — здесь вы можете выбрать опцию, чтобы применить указанные параметры ко всем загружаемым документам;
- «Группа документов» — можно выбрать общее название для всей группы загружаемых файлов;
- «Номер» — введите уникальный номер документа для упрощения отслеживания (допускается ввод цифр, букв и других символов);
- «Тип документа» — выберите из выпадающего списка соответствующий тип документа. Это поле является обязательным для заполнения;
- «Срок подписания» — укажите крайний срок, в течение которого документ должен быть подписан. Это поле является обязательным для заполнения;
- «Юридическое лицо» — выберите соответствующее юридическое лицо, которому относится данный документ. Это поле является обязательным для заполнения;
- «Маршрут» — определите маршрут прохождения документа для подписания. Это поле является обязательным для заполнения;
- «Сотрудник» — укажите сотрудника, которому будет направлен документ на подпись.
Обратите внимание, что существует 4 вида маршрута подписания:
- «Руководитель организации первый» - документ сначала отправляется на подпись руководителю организации, а затем сотруднику (если руководитель отклонит подписание документа, сотруднику он не будет направлен)
- «Сотрудник первый» - документ сначала направляется сотруднику, а затем уже руководителю организации (если сотрудник отклонит подписание документа, руководителю направлен не будет)
- «Только сотрудник» - документ подписывается только сотрудником, без участия руководителя организации
- «Только руководитель организации» - этот вариант предполагает, что документ подписывается исключительно руководителем, без участия других сотрудников
После того как были заполнены все обязательные поля, нажмите кнопку «Загрузить документ» для завершения процесса загрузки.
После того как документ будет успешно загружен и сохранен, он появится в списке документов со статусом «Черновик». На этом этапе доступны следующие действия:
- «Отправить на подпись» - инициирует процесс отправки документа на подпись соответствующим лицам, после чего документ будет ожидать подписания
- «Редактировать» - переход обратно к форме заполнения, чтобы внести необходимые корректировки
- «Удалить» - если документ более не нужен или содержит ошибки, можно изъять его из кабинетов участников подписания в любой момент, при этом в кабинете Специалиста по кадрам он сохранится, изменив статус на «Недействителен»
¶ Отправка документа на подписание
Чтобы отправить документы сотруднику на подпись, необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Документы».
Существует два способа отправки документа на подпись:
1. Выбрать из списка тот документ, который необходимо отправить на подписание, убедившись, что он находится в статусе «Черновик» и нажать на «Отправить на подпись»;
2. Кликнуть строку с документом в списке, который необходимо отправить на подписание, убедившись, что он находится в статусе «Черновик», в открывшейся детальной странице нажать кнопку «Отправить на подпись».
¶ Проверка статуса подписания документа
Для того, чтобы проверить статус подписания документа, необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Документы».
Выберите нужный документ и кликните на его, чтобы открыть подробную информацию о документе
В блоке «Кто подписывает» можно увидеть информацию о том, кто именно подписывает документ и на каком этапе он находится
В системе существуют несколько статусов подписания документов:
- «В ожидании» - участник ждет своей очереди процесса подписания.
- «На подписании» - документ находится в процессе подписания участником.
- «Подписан» - документ успешно подписан.
- «Отклонен» - документ не прошел подписания и отклонен участником.
¶ ЛНА
ЛНА, или локальные нормативные акты, представляют собой внутренние документы организации, которые регламентируют процессы, правила и процедуры в рамках данного учреждения или компании
¶ Создание локальных нормативных актов (ЛНА)
Для того, чтобы создать ЛНА необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Локальные нормативные акты» и нажать на «Создать ЛНА».
В появившейся окне введите название ЛНА и нажмите «Сохранить».
В появившейся вкладке расположены три блока: «Основная информация», «Область действия документа» и «Загрузить файл».
При создании локального нормативного акта нужно заполнить следующие поля:
- «Наименование» — укажите название ЛНА;
- «Тип документа» — выберите категорию документа;
- «Версия» — укажите номер версии ЛНА;
- «Дата вступления в силу» — определите дату, с которой документ начинает действовать;
- «Срок действия» — укажите период, на который документ будет действителен (поле необязательно для заполнения, в случае, если не заполнено - ЛНА будет действовать бессрочно, аннулирование возможно вручную) ;
- «Юридическое лицо» — из выпадающего списка выберите организацию, к которой относится документ.
- “Сотрудники” - фильтр, при помощи которого можно ограничить область действия ЛНА - выбрать группу или признак сотрудников (например - должность, подразделение), к которым будет относиться данный документ. Результат применения фильтров отображается под фильтрами - указывается количество сотрудников, подходящих под выбранные параметры - им и будет направлен загружаемый документ (ЛНА) на подписание)
После того как были заполнены все поля, нажмите кнопку “Загрузить файл”. В открывшемся окне выберите файл документа для загрузки с диска . Возможна загрузка в систему только одного файла ЛНА за один раз.
Допустимые форматы загружаемых документов указаны в примечании окна загрузки.
После загрузки файла документа нажмите кнопку «Отправить на подпись».
Если вы пока не уверены в необходимости отправки ЛНА на подпись, можете нажать кнопку «Назад», и документ останется в статусе черновика
После того как ЛНА будет создан, он появится в списке ЛНА со статусом «Черновик». На этом этапе вы сможете:
- «Редактировать» - перейти обратно к форме заполнения, чтобы внести необходимые корректировки
- «Удалить» - если документ более не нужен или содержит ошибки, вы можете изменить его статус на «Недействителен»
¶ Отправка ЛНА на подписание
Чтобы отправить ЛНА на подписание, необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Локальные нормативные акты». Выберить из списка тот ЛНА, который необходимо отправить на подписание, убедившись, что он находится в статусе «Черновик» и нажать на «Редактировать»
В появившейся вкладке проверьте все данные и нажмите на нажмите кнопку «Отправить на подпись».
После того как ЛНА будет отправлен на подпись, откроется детальная информация о созданном ЛНА. Здесь вы сможете увидеть все параметры документа, его статус и другие важные данные.
Если вы не являетесь одним из участников (подписантов) ЛНА, то можете закрыть данную страницу - документ отправлен на подписание в кабинеты участникам.
¶ Проверка статуса подписания ЛНА
Для того, чтобы проверить статус подписания ЛНА, необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Локальные нормативные акты».
Выберите нужный ЛНА и кликните на его, чтобы открыть подробную информацию.
В блоке «Кто подписывает» можно увидеть информацию о том, кто именно подписал ЛНА и на каком этапе он находится.
В блоке “Лист ознакомления” отображается более подробная информация об участниках (подписантах) документа (ЛНА) - подразделение сотрудника, даты получения, просмотра, принятия решения по подписанию документа.
Лист ознакомления не отображается у обычных сотрудников, без прав на управление ЛНА.
В системе существуют несколько типов статусов подписания ЛНА:
- «В ожидании» - документ ждет начала процесса подписания.
- «На подписании» - документ в отправлен в кабинет участника, и ожидает подписания.
- «Подписан» - документ успешно подписан участником.
- «Отклонен» - документ не прошел подписания и отклонен участником.
ПРИМЕЧАНИЕ. В случае отклонения подписания документа (ЛНА) руководителем (директором) - статус документа изменяется на “Отклонен”, и он более не доступен для подписания другим участникам.
¶ Заявления
Заявление — это документ, который работник (или заявитель) подает в электронном формате для оформления различных кадровых процессов
¶ Создание шаблонов заявлений
Чтобы создать шаблон заявления, нужно в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Заявления», затем выбрать раздел «Шаблоны»
Для того чтобы создать заявление, нажмите кнопку «Добавить шаблон». Откроется окно, в котором потребуется ввести название шаблона заявления, указать тип документа и выбрать группу.
В появившейся вкладке расположены семь блока: «Основная информация», «Пользовательские поля» , «Системные поля», «Настройки доступа» , «Маршрут заявления», «Настройки» и «Шаблон печатной формы».
В блоке «Основная информация» необходимо заполнить следующие поля: название заявления, тип документа, группа и описание заявления
Чтобы добавить в шаблон пользовательские поля, которые должен будет заполнить сотрудник при создании (подаче) заявления, в разделе «Пользовательские поля», нажмите кнопку «Добавить поле»
В выпадающем списке выберите необходимый тип: «Дата» , «Строка» или «Список»
После выбора нужного типа откроется окно, в котором необходимо заполнить обязательные поля. Также через выпадающий список можно изменить тип поля
В блоке «Системные поля» представлены ключи (адреса) системных реквизитов (относящихся к сотруднику или компании), которые могут быть использованы для автоматического заполнения нужными данными печатной формы заявления при создании заявления сотрудником. Вставки ключей (адресов) пользовательских и системных полей в подготовленный файл шаблона заявления автоматически заменяются актуальной информацией при создании сотрудником заявления. Например, ключ системного поля "Наименование юридического лица - ${legalEntity}"в шаблоне будет заменен на фактическое название юридического лица, в котором работает сотрудник, сохраненное в системе
В блоке «Настройки доступа» можно задать группу сотрудников, которым будет доступен данный шаблон заявления, путем добавления фильтров можно добиться определенные условия.
По умолчанию данное заявление доступно для всех пользователей. Это означает, что любой желающий сможет заполнить и отправить на согласование данное заявление, если не установлены дополнительные ограничения. Если вы хотите ограничить доступ, то выберите конкретные группы или пользователей для получения доступа к шаблону нажав «Добавить условие»
Также можно выбрать сотрудников - наблюдателей к шаблону, которые будут получать уведомления при создании любым сотрудником нового заявления из данного шаблона. Наблюдатели не имеют права на отклонение заявления, но они будут в курсе всех изменений и процессов, а также могут оставлять комментарии (если разрешены комментарии к заявлению).
Блок «Маршрут заявления» позволяет задать список согласующих лиц для указанного шаблона, и настроить последовательность согласования -,кто из участников будет вовлечен на каждом этапе.
«Параллельное подписание» - позволяет отправить заявление на согласование нескольким согласующим сотрудника одновременно и независимо друг от друга, что может ускорить срок одобрения заявления всеми согласующими.
«Кто согласовывает» - позволяет определить список сотрудников, которые будут согласовывать заявление
При нажатии на кнопку «Кто согласовывает» открывается окно для добавления согласующего. Здесь необходимо выбрать согласующего для заявки, указать тип подписи и определить время, отведенное на рассмотрение.
В блоке “ Кто исполняет” должен быть выбран сотрудник (должность, роль) на последнем этапе согласования, который будет выполнять дальнейшие действия по заявлению сотрудника (например - формировать приказ на отпуск, который запрашивал сотрудник в заявлении). Выбор сотрудника (задание фильтра) в данном блоке является обязательным, тогда как блок “Кто согласовывает” может быть пустым в шаблоне.
«Настройки» представлены ключевые параметры, позволяющие настроить работы с заявлениями:
- «Разрешить отзывать запросы заявлений» - можно установить, на каком этапе сотрудник может отозвать свое заявление.
- «Разрешить комментарии» - можно определить возможность комментирования. Вариант “Обязательный комментарий при отзыве или отклонении” не позволит участнику завершить указанное действие (отзыв или отклонение заявления) без ввода комментария.
- «Разрешить вложения» - устанавливает возможность (или обязательность) для сотрудника прикреплять файлы к заявлению
- «Отправить напоминания участникам» - участникам будут разосланы напоминания в случае приближения крайнего срока.
ПРИМЕЧАНИЕ. При просрочке согласования заявления сотруднику, на котором остановилось согласование, будут отправляться напоминания каждый день, пока не будет подписано или отклонено заявление.
В блоке «Шаблон печатной формы» вы можете загрузить файл шаблона заявления, который будет использоваться для автоматического формирования документов на основе введенных данных
¶ Проверка статуса подписания заявления
Для того, чтобы проверить статус подписания заявления, необходимо в левом меню выбрать раздел «Кадровый документооборот» и перейти на вкладку «Заявления» и раздел «Все заявления».
Выберите нужное заявление и кликните на его, чтобы открыть подробную информацию.
В блоке «Кто подписывает» можно увидеть информацию о том, кто именно подписал заявление и на каком этапе оно находится
В системе существуют несколько типов статусов подписания заявления:
- «В ожидании» - документ ждет начала процесса подписания.
- «На подписании» - документ в отправлен в кабинет участника, и ожидает подписания.
- «Подписан» - документ успешно подписан участником.
- «Отклонен» - документ не прошел подписания и отклонен участником.
¶ Скачивание документооборота
Чтобы скачать документооборот, выполните следующие шаги: в левом меню выберите раздел «Кадровый документооборот». Затем перейдите на нужную вкладку: «Заявления», «Документы» или «Локальные нормативные акты». После этого кликните на пункт из списка, чтобы перейти в детальную страницу.
В правом верхнем углу детальной страницы найдите кнопку «Cкачать документооборот». Будет скачан оригинальный файл документа, а также файлы электронных подписей, имеющиеся на момент скачивания документа)
¶ Подписание документа через Госключ
Откройте необходимый документ, локальный нормативный акт (ЛНА) или заявление, нажмите на кнопку «Подписать» и выберите опцию «ГосКлюч», затем нажмите на кнопку «Отправить»
После этого вам отобразится информация о том, что документ был отправлен на подписание через ГосКлюч
Откройте мобильное приложение и подпишите документ. В системе предусмотрены три статуса, которые отображают состояние подписания документа:
- «Подписан» — документ успешно подписан
- «Подпись была отклонена» — документ не был подписан из-за отказа
- «Истекло время подписания документов» — срок для подписания документа истек
¶ Подписание документа через УНЭП
Перед тем как подписать документ, локальный нормативный акт (ЛНА) или заявление, убедитесь, что у вас есть актуальный сертификат. Для этого зайдите в свой профиль и перейдите в раздел «КЭДО», где в таблице должен отображаться сертификат со статусом «Действителен»
Откройте нужный документ, ЛНА или заявление и нажмите на кнопку «Подписать»
На экране появится модальное окно с вашим сертификатом. Нажмите «Подписать»
Вам будет предложено ввести код подтверждения, который был отправлен на номер телефона, указанный при создании сертификата. Введите 6 цифр из SMS и нажмите «Подтвердить». Если код не пришёл, нажмите «Отправить повторно»
