¶ Добавление машиночитаемой доверенности в МояКоманда
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности для подписания электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном работнике и полномочиях, которые он получает
Чтобы перейти перейти в МЧД в левом меню выберите “Кадровый документооборот” и выберите “МЧД”
Для того, чтобы загрузить МЧД нажмите “Загрузить доверенность”
В открывшемся окне необходимо:
- Приложить файл МЧД в формате XML;
- Приложить файл подписи УКЭП, которой была подписана МЧД;
- Нажать кнопку “Загрузить доверенность”.
После того, как вы приложите файл МЧД, система автоматически определит юридическое лицо и представителя юрлица на которое была выпущена доверенность.
Для того чтобы представитель юрлица определился, необходимо чтобы в профиле сотрудника был заполнен СНИЛС.
Если СНИЛС не заполнен или не совпадает, система отобразит ошибку. Вам необходимо перейти в профиль сотрудника (кому выдана МЧД) и проверить поле СНИЛС.
Для того чтобы подписывать документы с помощью МЧД, убедитесь, что вы получили письменное согласие о передаче персональных данных третьим лицам от сотрудника, согласно ФЗ №152.
В случае успешной загрузки, МЧД появится во вкладке МЧД, новой строкой.
МЧД можно удалить из табличного вида или из детальной карточки.
Чтобы открыть детальную карточку нажмите на нужную строку с доверенностью.
¶ Детальная карточка МЧД
Информация из загруженного XML файла отображается в детальной карточке машиночитаемой доверенности
У МЧД имеются три статуса:
- Действительна - Если срок доверенности действителен
- Недействительна - Если срок доверенности еще на наступил или уже закончился
- Удалена - Если доверенность удалили
¶ Правила подписания документа с помощью МЧД
Для того, чтобы подписать документ вместо руководителя организации, у сотрудника должна быть действующая МЧД и УКЭП физлица (усиленная квалифицированная подпись).
В настоящий момент доступно подписание УКЭП физлица через расширение Криптопро CSP.
Подписание доступно, если у пользователя на компьютере установлено приложение Криптопро CSP с действующей лицензией.
Как пользоваться приложением описано в инструкции (подходит как для директора, так и для физлиц).
Для подписания документов усиленной квалифицированной подписью физлица с действующей МЧД, физический носитель не обязателен.
УКЭП физлица можно выпустить в любом удостоверяющем центре (кроме Госключ).
¶ Делегирование подписания документов с помощью машиночитаемой доверенности
¶ Делегирование во время создания документа
Для того чтобы сразу назначить ответственным представителя юрлица с правом подписи за руководителя организации нужно:
- Перейти в раздел кадровый документооборот;
- Раздел документы;
- Нажать “Загрузить документ”.
После того как вы загрузите файл в систему, она предложит вам заполнить необходимые поля для дальнейшей обработки документа. В процессе заполнения, когда вы выберете юридическое лицо, система автоматически отобразит в поле "представитель юрлица" имя руководителя организации, что упрощает процедуру выбора представителя.
Далее вам нужно нажать на имя руководителя. В выпадающем списке вы сможете увидеть сотрудников, на которых можно делегировать право подписи документа. Важно отметить, что в этом списке будут отображаться только те сотрудники, у кого имеется действующая машиночитаемая доверенность (МЧД) в выбранном юридическом лице. Это гарантирует, что только уполномоченные лица смогут подписывать документы и давать на них свои согласия
Далее нажмите “Загрузить документ”
Документ успешно создан. Вместо руководителя организации, подписание документа доступно представителю юрлица.
¶ Делегирование созданного документа
Правила делегирования:
- Сотрудник без прав управления документами, может делегировать только с себя;
- Сотрудник с правами управления документами, может делегировать за других сотрудников.
Если у вас есть права управления документами (включается в разделе настройки, права доступа), то в детальной карточке документа, вы можете нажать кнопку “делегировать” за другого сотрудника.
Система предложит вам список из сотрудников, с действующим МЧД. (Убедитесь, что у сотрудника есть УКЭП физлица и письменное согласие на обработку персональных данных и передачу ее третьим лицам).
Выбрав сотрудника, нажмите сохранить.
В детальной карточке документа отображается новый сотрудник, а также иконка делегирования. Вы можете повторить действие. Количество раз делегирования неограниченно.
Подробная информация о делегировании храниться в истории документа.
¶ Делегирование документа сотрудником без прав управления документами
Если вы хотите делегировать документ, нажмите кнопку “делегировать”, в предложенном списке выберите нужного сотрудника (в списке только сотрудники, у кого есть действующая МЧД).
После делегирования документа, (если у вас нет прав на управление документами), система отобразит информационно окно. Закрыв его, система переведет вас в раздел документы.
¶ Настройки. Права доступа
- Чтобы управлять МЧД компании и иметь возможность загружать, удалять или просматривать их, необходимо активировать "Управлять машиночитаемой доверенностью".
- Если вы хотите делегировать подписание документов другим сотрудникам, включите галочку "Управлять документами"
