Делегирование во время отсутствия — это процесс передачи ответственности за выполнение определённых задач или функций другому сотруднику на период, когда основной ответственный не может выполнять свои обязанности (например, в случае отпуска, болезни или командировки)
¶ 1. Настройки. Разрешение добавлять себе заместителя
Не всем пользователям доступно добавлять себе заместителя. По умолчанию, разрешение на добавление себе заместителя включено у ролей:
- Администратор;
- Специалист по кадрам;
- Руководитель подразделения.
Если вы хотите разрешить добавлять себе заместителя другой роли, нужно: Перейти в основные настройки → Права доступа -→ Редактирование роли → Раздел “Сотрудники” → Поставить галочку в строке “Добавлять себе заместителя”.
¶ 2. Выбрать заместителя на время отсутствия
Для того чтобы выбрать заместителя, необходимо:
- Во время подачи запроса на отсутствие, в поле “Заместитель”, выбрать из выпадающего списка нужного сотрудника;
- Выбрать тип замещения;
Если тип замещения не выбран, заместитель будет отображаться в вашем профиле, но не иметь доступа к выполнению работы от вашего имени. К примеру, если вам нужно чтобы на время вашего отсутствия, сотрудники могли обращаться к заместителю только в качестве консультационных вопросов.
¶ 2.1 Редактирование выбранного заместителя
Если вы хотите отредактировать заместителя, откройте запрос на отсутствие (табличный вид или детальная карточка) в статусе “Новый” и нажмите “карандаш”.
В открывшимся окне измените заместителя или тип замещения.
Обратите внимание, что отредактировать запрос можно только в статусе “Новый”
¶ 3. Отображение информации о заместителе в профиле
- Заместитель отобразиться в день начала отсутствия и исчезнет, когда срок отсутствия подойдет к концу (или если запрос на отсутствие будет отозван\удален).
- Если вы нажмете на ФИО заместителя, система предложит вам перейти в его профиль или удалить, а также отобразит выбранный вами тип замещения.
В блоке “Все запросы” вы увидите столбец “Заместитель”. Здесь отображаются все сотрудники, которые замещают вас.
В блоке “Замещения” отображаются все сотрудники, кто выбрал заместителем вас.
Кнопка “глаз” откроет окно, в котором написан тип замещения, который выбрал для вас замещаемый
¶ 4. Отображение информации о замещении
Начиная с первого дня отсутствия, на вашем аватаре отобразится иконка типа отсутствия.
При наведении на нее, сотрудники увидят вашего заместителя, тип и даты отсутствия, а также смогут перейти к нему в профиль.
¶ 5. Уведомления
Заместителю придет уведомление когда:
- Вы назначены заместителем (уведомление приходит когда запрос на отсутствие перешел в статус “на согласовании”);
- Срок замещения закончился\удален\отозван.
