¶ О функции
Автоматическая отправка писем позволяет настроить отправку email-сообщений кандидатам при их переходе на определённый этап воронки найма. Письма отправляются без участия рекрутера, система делает это автоматически.
Это помогает:
- Мгновенно реагировать на отклики кандидатов;
- Освободить время рекрутера от рутинной переписки;
- Обеспечить единый стандарт коммуникации в команде.
¶ Как настроить автоматическую отправку
¶ Шаг 1. Откройте настройку автоматизации
1. Перейдите в раздел Настройки → Этапы вакансии.
2. Нажмите кнопку «Автоматизация» в правом верхнем углу.
3. Откроется шторка «Автоматические действия на этапах», где отображаются все этапы воронки.
¶ Шаг 2. Добавьте действие на нужный этап
1. Найдите этап, на котором хотите настроить автоматическую отправку.
2. Нажмите «+ Добавить» под этим этапом.
3. В открывшемся окне выберите «Отправить письмо».
¶ Шаг 3. Настройте условия отправки (необязательно)
По умолчанию письмо отправляется всем кандидатам, которые попадают на этап. Если вы хотите ограничить отправку, нажмите «+ Добавить условие».
Доступные фильтры:
- Источник — откуда пришёл кандидат (hh, SuperJob, LinkedIn, реферал и др.). Например, можно исключить кандидатов с hh, если им ответ уходит через встроенные инструменты работного сайта.
- Тип отклика — как кандидат попал в систему (откликнулся сам, добавлен вручную). Например, можно отправлять приглашение только кандидатам, которых рекрутер нашёл самостоятельно.
Для каждого фильтра укажите условие («Включает» или «Исключает») и выберите одно или несколько значений. Если добавлено несколько условий, их можно объединить оператором «И» или «Или».
¶ Шаг 4. Выберите шаблон и содержание письма
- Выберите шаблон письма из выпадающего списка. Тема и содержание заполнятся автоматически.
- При необходимости отредактируйте тему и текст письма.
- Используйте кнопку «Добавить заполнитель» в панели инструментов, чтобы вставить переменные: имя кандидата, название вакансии, имя рекрутера и другие.
¶ Шаг 5. Сохраните
Нажмите «Сохранить». Действие появится в шторке автоматизации под соответствующим этапом. С этого момента письмо будет автоматически отправляться кандидатам при их попадании на этот этап.
Автоматизация работает только для новых перемещений. Кандидаты, которые уже находятся на этапе в момент настройки, письмо не получат.
¶ Как изменить или удалить действие
Чтобы отредактировать автоматическое действие, откройте шторку автоматизации и нажмите на карточку действия под нужным этапом. В открывшемся окне измените условия, шаблон или содержание письма и нажмите «Сохранить».
Чтобы удалить действие, нажмите кнопку «Удалить» в окне редактирования и подтвердите удаление.
Изменения и удаление применяются только к будущим перемещениям. Письма, которые были отправлены ранее, не изменяются и не удаляются.
¶ Что происходит при перемещении кандидата
Когда кандидат попадает на этап с настроенным автоматическим действием, система:
1.Проверяет условия фильтрации (если они заданы). Если кандидат не подходит под условия — письмо не отправляется.
2.Проверяет, указана ли электронная почта у кандидата.
3.Если email есть — отправляет письмо. Письмо появляется на вкладке «Письма» в профиле кандидата со статусом «Отправлено».
4. Если email не указан — письмо сохраняется со статусом «Не отправлено». Подробнее в следующем разделе.
¶ Если письмо не отправлено
Если у кандидата не указан адрес электронной почты, письмо сохраняется на вкладке «Письма» со статусом «Не отправлено».
В этом случае:
- На вкладке «Письма» отображается жёлтая плашка «Отсутствует эл. почта» с рекомендацией добавить email на странице редактирования.
- После добавления электронной почты кандидату плашка исчезает и появляется кнопка «Отправить».
- Нажмите «Отправить» — письмо будет отправлено кандидату, статус изменится на «Отправлено».
¶ Как узнать, что на этапе настроена автоматизация
Система показывает иконку робота везде, где есть автоматические действия:
| Где | Как выглядит |
| Канбан вакансии | Иконка робота рядом с названием этапа. При наведении появляется тултип с описанием автоматических действий. |
| Таблица вакансии | Иконка робота при наведении на этап. |
| Карточка кандидата | Иконка робота слева от названия этапа. |